Kto może wnieść skargę, zasygnalizować nieprawidłowość?
Skargę może wnieść, a nieprawidłowość zasygnalizować każda osoba, która w jakikolwiek sposób jest związana ze Stowarzyszeniem lub która jest w posiadaniu wiedzy na temat nieprawidłowości czy nadużyć ze strony naszych pracowników.
Definicje
Skarga – formalna informacja wskazująca na niezadowolenie z jakieś czynności, pracy innej osoby, otrzymanej usługi/ wsparcia. Skarga nie jest informacją zwrotną (negatywną lub pozytywną), wymaga podjęcia odpowiednich działań i poinformowania o podjętych krokach oraz ich rezultatach.
Zasygnalizowanie/zgłoszenie nieprawidłowości – formalne poinformowanie odpowiednich osób o posiadaniu wiedzy na temat nadużyć, nieprawidłowości, rażącego nieprzestrzegania procedur, złamania prawa lub wątpliwości etycznych co do postępowania pracowników Stowarzyszenia. Zasygnalizowanie nieprawidłowości może dotyczyć wszystkich aspektów pracy organizacji.
Sygnalista – osoba lub podmiot, który w wyniku posiadanej wiedzy informuje o swoich podejrzeniach dotyczących dopuszczenia się przez pracowników organizacji jakichkolwiek nieprawidłowości, nadużyć czy złamania prawa.
Stowarzyszenie – przez używanie słowa Stowarzyszenie rozumie się Stowarzyszenie Uskrzydleni i prowadzone przez nie placówki wsparcia dziennego (świetlice środowiskowe) w dzielnicach Chwałowice, Niedobczyce, Paruszowiec – Piaski
Jak złożyć skargę?
Każdy może zgłosić nadużycie, incydent lub podejrzenie związane z tym, czego doświadczył lub czego był świadkiem poprzez maila: [email protected]
W szczególnych przypadkach, gdy sygnalista nie może skorzystać z formularza, może skontaktować się z nami telefonicznie +48 792 724 020 lub osobiście w siedzibie Stowarzyszenia przy ul. Barbary 22B w Rybniku.
Rekomendowaną przez nas formą zgłoszeń jest skrzynka umieszczona przy głównym wejściach do placówek. Skrzynki opróżniane są przez dyrektora lub wicedyrektora minimum raz w miesiącu. Od dnia opróżnienia skrzynki osoba odpowiedzialna ma 5 dni na rozpatrzenie skargi/informacji zwrotnej oraz skontaktowanie się z nadawcą.
Dane kontaktowe zgłaszającego skargę będą traktowane jako poufne – zespół przyjmujący skargę nie obejmuje osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację działań wychowawczych. Składa się z dyrektora oraz wicedyrektora placówek.
Naszym priorytetem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa sygnaliście tak, aby jego dane nie dotarły do osób, których dotyczy skarga, dopóki sam nie wyrazi na to zgody. Rzetelna, kompletna i rzeczowa odpowiedź na pytania w formularzu pozwoli nam na sprawne ustalenie faktów i podjęcie działań naprawczych.
Wewnętrzna polityka Stowarzyszenia Uskrzydleni nie zobowiązuje nas do rozpatrywania skarg anonimowych, niemniej jednak przeanalizujemy treść każdego zgłoszenia.
Rodzaje spraw i ścieżki postępowania wewnątrz Stowarzyszenia:
Każda oficjalna skarga lub oficjalne zgłoszenie wpływające do Stowarzyszenia jest rejestrowane w ciągu 5 dni od ich otrzymania w specjalnym rejestrze pod oddzielnym numerem.
Każdy sygnalista otrzymuje informację o przyjęciu skargi i wstępnie podjętych czynnościach.
W zależności od jej charakteru każda sprawa posiada określoną ścieżkę postepowania.
Wyróżniamy 4 rodzaje skarg/informacji/sygnałów o nieprawidłowościach:
Sprawy wrażliwe:
• o podłożu seksualnym,
• dotyczące dyskryminacji i nierównego traktowania oraz mobbingu pracowniczego,
• związane z naruszeniem kodeksu etycznego oraz wartości humanitarnych,
• związane z rażącym naruszeniem zasad bezpieczeństwa.
Sprawy wrażliwe uważa się za sprawy priorytetowe, w przypadku których niezwłocznie uruchamia się wewnętrzne śledztwo.
- Sprawy programowe:
Za sprawy programowe uważa się wszystkie kwestie dotyczące realizowanych programów, w szczególności projektów mających na celu dostarczenie pomocy beneficjentom. Za sprawy programowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
• jakości niesionej pomocy,
• złej organizacji pracy zespołów projektowych.
- Sprawy i nadużycia finansowe
Za sprawy i nadużycia finansowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
• korupcji i defraudacji,
• niegospodarności, w tym naruszenie zasad przetargowych i zakupowych,
• prania brudnych pieniędzy i wspierania terroryzmu.
- Inne nadużycia/złamanie prawa lub procedur dotyczących wszelkich aspektów pracy, odnoszące się do jej wewnętrznych procedur oraz prawa zewnętrznego, nieuwzględnione powyżej.
Ważne: Niniejszy mechanizm składania skarg nie odnosi się do standardowych skarg pracowniczych, wynikających z realizacji działań powierzonych pracownikom przez pracodawcę, które powinny w pierwszym rzędzie zostać zgłoszone do bezpośredniego przełożonego. Jeśli sprawa nie dotyczy kwestii wrażliwych, zostaje ona odesłana na poziom bezpośredniego przełożonego.
Jeśli w wyniku postepowania zgłoszone podejrzenie nie zostanie potwierdzone, osoba zostanie oczyszczona z podejrzeń. Natomiast jeśli okaże się, że Sygnalista zgłosił fałszywe podejrzenia w celu zaszkodzenia osobie będącej ich podmiotem, on również będzie podlegał postępowaniu dyscyplinarnemu, które może skutkować nawet rozwiązaniem stosunku pracy.
Osoba w Stowarzyszeniu odpowiedzialna za proces składania skarg i sygnalizowania nieprawidłowości, w tym za prowadzenie rejestru i kontakt z sygnalistą to wicedyrektora placówek p. Anna Tęcza. W razie jej nieobecności za obowiązki wynikające z wprowadzonych mechanizmów odpowiedzialna będzie dyrektor placówek p. Agnieszka Frydecka.
Kontakt: [email protected]